Formulaire d'impôt individuel : Instructions W-8BEN au Canada

Si vous êtes un entrepreneur indépendant non américain, ou toute personne qui perçoit des revenus américains provenant de l'extérieur des États-Unis, le remplissage d'un formulaire W-8BEN est considéré comme une obligation fiscale.

En tant que Canadien travaillant pour des dollars américains, vous pouvez vous attendre à ce que ce formulaire soit demandé à presque tous vos clients. Le formulaire W-8BEN est utilisé par le gouvernement américain pour garantir le versement de l'argent étranger, même si cela entraîne une imposition sur le même revenu dans deux pays différents.

Remarque : Le formulaire W-8BEN standard suppose que vous exploitez votre entreprise en tant que propriétaire unique. Les sociétés et les entreprises doivent remplir le formulaire alternatif W-8BEN-E.

UN PETIT GUIDE DU FORMULAIRE W-8BEN

Il incombe au bénéficiaire de remplir ce formulaire et de l'envoyer aux personnes concernées. Même si les formulaires W-8BEN peuvent paraître complexes si vous n'en avez jamais signé, le fonctionnement du W-8BEN repose sur quelques principes fondamentaux.

Nous avons créé ce guide pour vous aider à en savoir plus sur le processus afin de mieux vous préparer aux collectes fiscales transfrontalières.*

*Veuillez noter que ces informations doivent être considérées simplement comme un point de départ ; elles ne constituent pas un substitut légitime à des conseils juridiques précis et détaillés.

Quel est l’intérêt de remplir un formulaire W-8BEN ?

Le gouvernement des États-Unis a besoin de ce document pour suivre les paiements d'impôts des particuliers à l'étranger. Cependant, ce formulaire ne s'applique qu'aux propriétaires d'établissements américains. Autrement dit, si aucune filiale de votre entreprise n'est située aux États-Unis, vous êtes exempté de l'obligation de remplir ce formulaire.

Du point de vue du signataire, le formulaire vous permet de déclarer que vous n'êtes pas résident des États-Unis (vous n'êtes donc pas imposé en tant que tel) et de bénéficier des avantages de la convention fiscale CAN-US.

Conformité concernant le W-8BEN

Cette déclaration fiscale est strictement appliquée par l'IRS : le fait que les payeurs/agents de retenue américains ne mettent pas de côté une partie des revenus des non-résidents les conduit inévitablement à payer l'impôt de leur poche.

Au final, c'est toujours à vos frais, car vous pouvez facilement gâcher vos relations avec vos clients en ne leur fournissant pas le formulaire W-8BEN dans les délais. Si vous avez des raisons de penser que le montant retenu était incorrect, vous pouvez déposer une déclaration de revenus américaine.

Comprendre votre relation fiscale avec les États-Unis

En règle générale, toute entreprise américaine qui vous rémunère pour vos services réserve un certain montant de votre paiement à des fins fiscales. Dans la plupart des cas, ces entreprises sont soumises à une retenue à la source de 30 %, directement versée à l'IRS.

En théorie, le montant retenu est votre responsabilité première. Si vous avez compris ce taux d'imposition des non-résidents avant la signature du contrat de travail, vous saurez qu'une réduction de salaire de 30 % imposée par l'IRS n'a rien d'extraordinaire.

CONSIDÉRATIONS FISCALES CAN-É.-U.

Si vous êtes résident permanent du Canada, vous n'avez pas à craindre une double imposition de votre revenu. Même si vous devez payer l'impôt sur le revenu canadien et que le formulaire W-8BEN atteste de votre conformité à l'impôt sur le revenu américain, certaines règles vous empêchent de payer les deux impôts simultanément.

La convention fiscale entre le Canada et les États-Unis vous permet d’éviter efficacement d’être imposé par les deux pays sur une même source de revenu, au cours de la même période.

En vous soumettant à l'impôt sur le revenu américain et en reconnaissant les retenues à la source, vous pouvez déduire ce montant au moment de la perception des impôts canadiens.

Conditions requises pour bénéficier de la convention fiscale

Avant de pouvoir utiliser le traité Canada-États-Unis pour éviter la double imposition, vous devrez présenter une preuve de résidence au Canada.

Le lieu de résidence principal est le plus facile à démontrer. Dans certains cas, cette règle est difficile à prouver, car peu de personnes possèdent plusieurs résidences au Canada et aux États-Unis.

Si vous êtes propriétaire de plusieurs logements, votre lieu de résidence peut être déterminé en fonction de votre lieu de résidence habituel ou de celui où vous avez noué le plus de relations. Sachant cela, il est possible que la frontière entre les deux pays soit floue ; il est préférable d'être citoyen canadien, mais pas américain.

Exigences du côté commercial

En tant que propriétaire unique, il est possible d'avoir une succursale ou une partie de votre entreprise située de chaque côté de la frontière.

En clair, votre entreprise doit disposer d'un emplacement physique fixe aux États-Unis pour être considérée comme une propriété américaine. Un emplacement fixe de votre entreprise est généralement le lieu où tout ou partie de vos processus sont exécutés ou mis en œuvre.

Voici quelques exemples:

• Bases d'opérations/bureaux
• Installations/usines
• Zones de construction/excavation

Aux fins de l'impôt sur le revenu, vos lieux d'affaires fixes sont régis par leurs pays respectifs. Autrement dit, si votre entreprise est entièrement canadienne, mais que vous percevez des revenus américains, vous êtes tout de même considéré comme un entrepreneur canadien.

Cela paraît simple, mais cela résume le fonctionnement fondamental de la convention fiscale entre le Canada et les États-Unis. Si votre base d'exploitation est en Ontario, mais que vous possédez une installation en Californie, cette installation ne sera pas assujettie simultanément à l'impôt sur le revenu canadien et américain.

COMMENT REMPLIR VOTRE FORMULAIRE W-8BEN : UNE DÉTAIL SIMPLE

Pour vous donner une idée plus précise de ce que ce formulaire exige, nous avons décomposé chaque partie ligne par ligne dans le tableau ci-dessous pour vous aider à brosser un tableau plus clair :

Une fois toutes les données pertinentes renseignées, relisez-les plusieurs fois et consultez un conseiller pour toute information manquante. Il ne vous reste plus qu'à signer en bas de page pour finaliser le formulaire. 

RÉFLEXIONS FINALES SUR LE FORMULAIRE W-8BEN POUR LES CANADIENS

Grâce à la convention fiscale entre le Canada et les États-Unis, le formulaire W-8BEN ne devrait pas vous dissuader de travailler aux États-Unis en tant qu'entrepreneur indépendant. Lorsque votre portefeuille est composé de clients internationaux, il est difficile d'échapper complètement au fisc.

Si vous envisagez d'acheter une propriété aux États-Unis comme forme de résidence, consultez notre guide acheter une maison en Floride. Pour les personnes qui reçoivent des revenus américains provenant de l'extérieur des États-Unis et qui souhaitent économiser davantage d'argent sur bureau de change (Québec et dans toutes les grandes villes du Canada)KnightsbridgeFX offre le meilleur taux de change et bat tous les taux de vos banques locales.